Qué hace el software para restaurantes, parte por parte

Un restaurante no compra funciones sueltas: compra que la orden que tomó el salonero llegue entera a la cocina, salga bien en la cuenta y cuadre en el cierre — con la factura electrónica 4.4 ante Hacienda saliendo en el mismo momento del cobro. Esto es lo que hace cada parte y por qué está resuelta así.

¿Cómo se toma la orden y llega a la cocina?

Desde que el cliente se sienta hasta que la cocina empieza a trabajar. Lo que el salonero hace con el celular en la mano.

Mesas y barra

El salón y la barra en la misma pantalla, con el estado de cada espacio. El 10% de servicio se define por espacio y no por local: la barra puede no cobrarlo y la mesa sí, sin que nadie tenga que acordarse de apagar una casilla al facturar. Si una cuenta se traslada de la barra al salón, el total se recalcula completo —incluido lo que ya se había consumido— y el sistema lo advierte antes de confirmar, porque el cliente va a ver un número distinto del que tenía. Cada área numera desde 1, como el cartelito de la mesa, así que «Barra 3» y «Mesa 3» conviven sin confundirse. En la barra la cuenta se identifica con el nombre del cliente, que es como se la llama de verdad cuando nadie está sentado en un lugar fijo.

Comandas con acompañamientos

Cada comensal escoge sus acompañamientos y el sistema sabe cuáles van incluidos en el precio del plato y cuáles se cobran aparte, llenando primero lo que el plato ya trae. El mesero no digita precios: los resuelve el catálogo, y una selección que se pase de lo incluido se cobra sola, sin discusión después en la caja. Los acompañamientos son líneas de verdad y no texto suelto, así que se rutean a su propia estación de cocina y descuentan inventario como cualquier otro producto. Cada línea admite una nota para el cocinero —«sin cebolla», «término medio»— que llega a la cocina y no viaja al comprobante: una factura con instrucciones de cocina no le sirve a nadie.

Cocina por estación

La orden llega dividida a la estación que corresponde —parrilla, fríos, bebidas— y cada estación ve solo lo suyo, así que nadie tiene que leer una comanda entera para encontrar sus dos líneas. Se marca lo que va saliendo y el salón lo ve sin ir a preguntar. Las estaciones se arman por categoría de producto, de modo que agregar un plato nuevo al menú no obliga a reconfigurar la cocina: cae solo donde le toca. La pantalla se actualiza sola cada pocos segundos, que es la razón de que no haya que tocarla con las manos ocupadas.

¿Cómo se cobra y se factura ante Hacienda?

Cobrar es donde un sistema de restaurante se gana o se pierde: el cliente está de pie esperando y el comprobante tiene que salir bien a la primera.

Facturación electrónica 4.4

Tiquete o factura electrónica ante Hacienda en el momento de cobrar, con su clave numérica y su consecutivo, en la versión 4.4 del formato de comprobantes. El documento se arma con la misma orden que tomó el salonero: no hay una segunda digitación en caja, que es justo donde aparecen las diferencias entre lo que se consumió y lo que se facturó. La respuesta de Hacienda queda guardada junto a la factura, y los comprobantes que quedan esperando veredicto se vuelven a consultar solos hasta que Hacienda contesta, sin que nadie tenga que acordarse de revisarlos. Si hay que anular, el sistema emite la Nota de Crédito con motivo obligatorio y registro de quién la autorizó.

Cobros como son en la vida real

Efectivo, tarjeta, SINPE o varios medios en la misma cuenta, y la cuenta dividida por partes iguales o por lo que consumió cada quien. Un comprobante 4.4 admite como máximo cuatro medios de pago, y los del mismo tipo se consolidan solos: pasarse de ese tope es uno de los rechazos más comunes de Hacienda cuando el sistema no lo controla. Los descuentos se reparten por línea con su código de la lista oficial, porque Hacienda no tiene descuento de cabecera. Y el total se puede bajar al múltiplo que sí se puede pagar en efectivo, porque ya no circulan las monedas de ₡5 ni ₡10 — descontar ₡15 no baja el total en ₡15 cuando hay un 10% de servicio de por medio, así que el sistema resuelve cuánto descontar en vez de restar.

Tarjetas de consumo y crédito

Saldo prepago que el cliente va gastando visita tras visita, y cuentas por cobrar para el cliente de confianza que come hoy y paga a fin de mes. Las dos son medios de pago internos, no documentos nuevos: la venta se factura el día del consumo —porque ahí ocurrió— y el cobro posterior solo salda el saldo, de modo que el ingreso se reconoce una sola vez y la caja no lo cuenta dos. Cada abono queda registrado con quién lo recibió. El 10% de servicio de una cuenta a crédito se puede repartir la noche de la venta o conforme entra el dinero: es una decisión del negocio, se configura una vez y queda congelada en cada cuenta.

Cierre de caja que cuadra

Arqueo con ventas, medios de pago, descuentos y el 10% de servicio que se reparte esa noche, con su composición impresa porque es el número que alguien va a contar a mano. El crédito otorgado cuenta como venta pero no como efectivo esperado, y los abonos del día suman al arqueo pero no a las ventas: si no, el mismo consumo aparecería dos veces. Antes de cerrar avisa si quedan cuentas abiertas en alguna mesa, y puede bloquear el cierre hasta resolverlas — una comanda que queda abierta cae en el período siguiente, el arqueo no cuadra con lo consumido y su 10% se reparte la noche equivocada.

¿Qué se revisa cuando el local ya cerró?

Lo que se mira con el salón vacío: qué entró, qué salió y quién hizo cada cosa.

Inventario y compras

El stock baja al ordenar y no al facturar, así que el faltante aparece cuando se consumió y no al final de la noche. Sube al recibir mercadería, con el proveedor, el número de factura y el costo, que queda guardado para prellenar la próxima compra del mismo producto. Cada movimiento entra en un kardex donde el asiento apunta al documento que lo originó —la comanda, la compra, el ajuste—, de modo que «¿en qué factura salieron estas dos gaseosas?» tiene respuesta. Apagar y volver a encender el control de un producto exige un conteo físico: sin eso, el número que reaparece es el de antes del apagón y nadie sabría explicar la diferencia.

Cada quien con su llave

Mesero, cajero, cocinero y administrador, con una matriz de qué puede hacer cada rol que se edita por local. Lo delicado —anular una comanda, aplicar un descuento, cerrar la caja— se puede permitir, prohibir o exigir con PIN de un supervisor, y en ese caso queda registrado quién lo pidió y quién lo autorizó. El personal se turna la misma terminal con un código de cuatro dígitos en vez de cerrar sesión y volver a entrar: es lo que hace que cada comanda quede a nombre de quien de verdad la tomó, en lugar de que todo el turno salga bajo el usuario de quien abrió el local.

Si su local funciona distinto

¿Sirve si el local no tiene mesas y todo es para llevar?

Sí. Una comanda no necesita una mesa detrás: puede ser sencillamente «para llevar», que en una soda es la mayor parte del volumen a mediodía. Sin mesa no hay 10% de servicio que calcular, así que el total es el consumo y nada más. Las mesas se configuran solo si el local las tiene, y no hay que montar un salón que no existe para poder cobrar.

Cómo funciona en una soda →

¿Cómo llega el pedido a la cocina?

El salonero manda la comanda desde el celular o la tablet y la cocina la ve apenas se envía, sin que nadie camine con un papel. Si el local prepara en varias áreas —parrilla, fríos, barra—, cada línea se rutea a la estación que le corresponde en vez de imprimir la orden entera en un solo lugar.

¿Maneja el 10% de servicio si la barra no lo cobra?

Sí, y lo decide cada espacio, no el local entero. Cada mesa y cada puesto de barra declara si cobra servicio, así que un salón con 10% y una barra sin él conviven en el mismo día sin que nadie tenga que acordarse de apagar una casilla. Si una cuenta se traslada de la barra al salón, el total se recalcula completo y el sistema lo advierte antes de confirmar.

Cómo se calcula el 10% →

¿Se puede dividir la cuenta entre varias personas?

Sí, por partes iguales o por lo que consumió cada quien, y cada parte puede pagarse con un medio distinto. Un comprobante electrónico admite como máximo cuatro medios de pago; los del mismo tipo se consolidan solos para no pasarse de ese tope, que es uno de los motivos de rechazo más comunes de Hacienda.

¿Controla el inventario?

Sí. Las existencias bajan al ordenar y no al facturar —incluidos los acompañamientos—, así que el faltante aparece cuando se consumió y no al final de la noche. Las compras se registran con proveedor y número de factura, y suben el stock en el mismo movimiento. Todo queda en un historial donde cada asiento apunta al documento que lo originó.

¿Cada empleado trabaja con su propio usuario?

Sí, y el personal se turna la misma terminal con un código de cuatro dígitos en vez de cerrar sesión y volver a entrar. Eso es lo que hace que cada comanda quede a nombre de quien de verdad la tomó. Las acciones sensibles —anular una cuenta, aplicar un descuento, cerrar la caja— se configuran por rol y pueden exigir el PIN de un supervisor.

Lo que sigue

Facturación electrónica en detalleQué comprobante corresponde en cada caso, qué revisa Hacienda y qué se necesita para empezar a emitir.Cómo elegir un sistemaLos criterios que separan un sistema de otro en Costa Rica, y las nueve preguntas que conviene hacer en cualquier demostración.Planes y qué incluye cada unoTres tamaños de operación: una soda, un restaurante con salón y una cadena con varias sucursales.

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