Facturación electrónica para restaurantes en Costa Rica

En un restaurante la facturación electrónica tiene una dificultad que no tiene un comercio común: el comprobante se emite con el cliente esperando en la caja. No hay tiempo para corregir un rechazo de Hacienda ni para digitar de nuevo una cuenta de veinte líneas. Por eso la factura tiene que salir del mismo sistema que tomó la orden.

Tiquete o factura: cuál corresponde

El tiquete electrónico es lo que se emite a la mayoría de los clientes: el comensal que come y se va sin pedir factura a nombre de nadie. La factura electrónica lleva los datos del receptor y es la que pide quien va a deducir el gasto — el ejecutivo que almuerza con un cliente, la empresa que paga el almuerzo del equipo.

La diferencia importa porque no se puede convertir una en otra después: si el cliente pide factura cuando ya se emitió el tiquete, hay que anular y volver a emitir. Un sistema de comandas debería preguntarlo antes de cobrar, no después.

Lo que Hacienda revisa y suele rechazar

• Que los medios de pago sumen exactamente el total. Si la cuenta se dividió entre tres personas y una pagó con tarjeta, otra en efectivo y otra por SINPE, esos montos tienen que cuadrar al céntimo con el total del comprobante.
• Que el descuento vaya por línea. Hacienda no tiene un descuento de cabecera: si se le rebajó un 10% a la cuenta, ese descuento hay que repartirlo entre las líneas y ponerle el código que corresponde de la Nota 20.
• Que el consecutivo no tenga huecos. Cada comprobante lleva su número, y los saltos hay que poder explicarlos.

El 10% de servicio

El servicio no es una línea más del menú: es un cargo sobre el consumo, y en el comprobante viaja como otros cargos. Un restaurante que lo cobra en algunas áreas y en otras no —la barra sin servicio, el salón con servicio— necesita que el sistema lo resuelva por espacio, no con una casilla global que alguien recuerda apagar.

Qué se necesita para empezar

1. Estar inscrito ante Hacienda con la actividad económica correspondiente.
2. Tener la llave criptográfica que emite Hacienda y su PIN.
3. Un sistema que emita los comprobantes en el formato vigente y reciba la respuesta.

Nosotros nos encargamos del tercer punto y lo acompañamos con los otros dos.

Cómo lo resuelve el Sistema de Comandas

El comprobante se arma con la misma orden que tomó el salonero: no hay una segunda digitación en caja, que es donde aparecen las diferencias entre lo que se consumió y lo que se facturó. Los medios de pago, los descuentos y el servicio se calculan de modo que el documento cuadre antes de enviarse, y la respuesta de Hacienda queda guardada junto a la factura.

Si hay que anular, el sistema genera la Nota de Crédito y la envía, con motivo obligatorio y registro de quién la autorizó.