El 10% de servicio en restaurantes de Costa Rica

El 10% de servicio es un cargo sobre el consumo que el restaurante cobra al cliente y reparte entre el personal. No es una propina: la propina es voluntaria y la deja quien quiere, mientras que el servicio aparece en la cuenta como un cargo más y se cobra igual que la comida. Esa diferencia, que parece de vocabulario, es la que decide dos cosas muy concretas: cómo viaja el monto en el comprobante electrónico y qué números tienen que cuadrar en el cierre de caja al final del turno.

En la práctica el problema no es calcular el 10%. Es que no todas las cuentas del mismo local lo llevan, y decidirlo tarde —cuando ya se está cobrando— es lo que descuadra el arqueo.

¿Es obligatorio cobrar el 10% de servicio?

No en toda cuenta, y ahí empieza la confusión. Un mismo restaurante puede cobrarlo en el salón, no cobrarlo en la barra y no cobrarlo en lo que se lleva para llevar, y las tres decisiones son legítimas. Lo que no funciona es tratarlo como una casilla global del sistema que alguien tiene que acordarse de apagar: en una noche con salón lleno, esa casilla se queda encendida.

Conviene tratarlo como una propiedad del espacio, no del momento del cobro. Cada mesa y cada puesto de barra declara si cobra servicio o no, y el cajero no tiene que decidir nada cuando ya tiene al cliente enfrente. Lo que se lleva para llevar no ocupa ningún espacio, así que no lleva servicio sin que nadie lo configure.

¿Qué dice exactamente la ley?

La norma vigente es la Ley 9116, Ley para Proteger el Empleo de los Saloneros y Meseros, de diciembre de 2012, que reformó la Ley 4946 de 1972 —la que había creado el derecho a propina de los trabajadores de restaurantes—. Su artículo 1 dice, textualmente, que los saloneros y meseros de restaurantes, bares y sodas donde se preste el servicio en mesa serán retribuidos:

«Obligatoriamente en todos los casos, con un diez por ciento (10%) adicional calculado sobre la cuenta de cada mesa sin incluir el impuesto de ventas. Este monto se indicará por separado en la facturación de cada cuenta como “Servicio 10%”, por concepto de servicio de mesa.»

Ahí están, en una sola frase, las tres cosas que en la práctica se hacen mal:

• Sobre qué se calcula. «Sin incluir el impuesto de ventas» es la razón de que sacar el 10% del precio del menú esté mal: ese precio ya trae el IVA adentro. Está desarrollado con números más abajo.
• Dónde aplica. «Donde se preste el servicio en mesa», que es por qué lo que sale para llevar no lo lleva.
• Cómo se muestra. Por separado en la cuenta, no fundido en el total.

Dos cosas más que conviene saber. El artículo 1 aclara que estas sumas no constituyen salario ni entran en el cálculo de cargas sociales, porque las paga un tercero —el cliente— y no el patrono. Y el artículo 2 es tajante: «los patronos no deberán participar del beneficio de ese diez por ciento». El 10% no es plata del restaurante que se reparte por generosidad; es plata del personal que el restaurante recauda.

¿En qué plazo hay que entregarle el 10% al personal?

Lo fija el artículo 3 y depende de cómo pagó el cliente:

El cliente pagó con	Plazo para entregarlo
Efectivo	Una semana
Tarjeta de débito o crédito	Un mes

La diferencia tiene lógica: el dinero en efectivo ya está en la caja, mientras que lo de tarjeta todavía no ha entrado a la cuenta del negocio.

Para el sistema esto significa algo muy concreto: el cierre de caja tiene que poder decir cuánto del 10% del día entró en efectivo y cuánto por tarjeta, porque son dos plazos distintos. Un arqueo que solo da el total del servicio deja al administrador haciendo esa separación a mano.

El artículo 4 le pone dientes a la obligación: retener lo recaudado remite a la sanción del artículo 223 del Código Penal, y las sumas adeudadas se pagan indexadas y con intereses desde la fecha en que debieron entregarse.

¿Se le puede descontar al 10% la rotura de vajilla?

No. El artículo 4 lo prohíbe con todas las letras: queda «absolutamente prohibido» deducir del 10% por contribución a los gastos del empleador, y también por cobro, reposición, reparación o mejoramiento de la vajilla «o cualquier otro insumo del restaurante o establecimiento, o por cualquier otro concepto análogo».

Es la práctica más común de las que la ley nombra expresamente, así que conviene revisarla: si en su local se descuenta la rotura del monto de servicio, se está haciendo sobre el único dinero del que la ley dice que el patrono no puede tocar nada.

Todo lo anterior es el texto de la norma, no una interpretación para su caso. Para cómo aplica a la operación concreta de su local —sobre todo en barra, que la ley no nombra— consulte con su contador o su abogado laboral.

¿Y si la barra sí cobra servicio?

Pasa, y por eso el área no debería decidirlo sola. Hay barras con atención de bartender donde el servicio se cobra igual que en el salón, y hay salones de autoservicio donde no. Si el sistema deduce el cargo del tipo de espacio —«barra, entonces no»— obliga a pelearse con él en el único caso que importa.

Lo razonable es que el área solo fije el valor inicial: las mesas nacen cobrando servicio y los puestos de barra nacen sin cobrarlo, porque es lo más común, pero cualquiera de los dos se puede cambiar después. Ese cambio debería estar reservado al administrador y no al salonero, por una razón práctica: si el mismo permiso que se usa para marcar una mesa como ocupada sirviera para apagarle el 10%, apagarlo quedaría al alcance de cualquiera en un turno cargado.

¿Qué pasa si una cuenta se traslada de la barra al salón?

Cambia el total de la cuenta entera, incluido lo que ya se había consumido antes de moverse. No es un error: el servicio se resuelve al facturar, contra el espacio donde la cuenta termina, no contra el espacio donde empezó.

Esto sorprende a quien lo ve por primera vez, así que el sistema debería avisarlo en el momento del traslado en vez de dejar que aparezca como una diferencia inexplicable en la cuenta. Un grupo que empezó tomando algo en la barra y se pasó a una mesa a cenar termina pagando servicio por todo el consumo; lo contrario también ocurre.

¿Se calcula primero el IVA o primero el 10%?

Es la duda más frecuente, y la respuesta corta es que no es una cosa después de la otra: son dos cortes distintos sobre el mismo plato.

Empecemos por lo que despista. En Costa Rica el precio del menú ya lleva el IVA adentro. Si el menú dice ₡5.000, el cliente paga ₡5.000 por el casado; no se le suma un 13% encima al cobrar. O sea que el IVA no hay que calcularlo: hay que sacarlo de adentro del precio para ver cuánto de esos ₡5.000 es comida y cuánto es impuesto.

Piense en el precio del menú como una bolsa cerrada con dos cosas adentro: la comida y el impuesto. Lo primero es abrir la bolsa.

Y entonces la pregunta de verdad no es cuál va primero, sino esta otra: ¿sobre cuál de las dos cosas se calcula el 10%? Sobre la comida. El servicio se cobra por atender al cliente, no por cobrarle un impuesto al Estado.

Los tres pasos, con el mismo casado de ₡5.000 y un IVA del 13%:

1. Se abre el precio del menú. ₡5.000 ÷ 1,13 = ₡4.424,78 de comida. Lo que sobra, ₡5.000 − ₡4.424,78 = ₡575,22, es el IVA que ya estaba adentro.
2. Se saca el 10% de la comida, no de los ₡5.000: el 10% de ₡4.424,78 es ₡442,48.
3. Se suma todo. ₡5.000 del plato más ₡442,48 de servicio = ₡5.442,48.

Una cosa más que suele sorprender: al 10% de servicio no se le cobra IVA encima. Se suma al final tal cual, sin impuesto propio.

El error que cuesta plata

Lo natural es sacar el 10% del precio del menú: 10% de ₡5.000 son ₡500, y cobrar ₡5.500. Parece más fácil y es lo que hace mucha gente con la calculadora en la mano.

Son ₡57,52 de más en un solo casado. En una mesa de cuatro son ₡230, y en un mes de servicio son varios cientos de miles de colones que el restaurante le cobró de más al cliente — y que en el comprobante electrónico no van a cuadrar, porque ahí el cálculo se hace sobre la base sin impuesto.

	Bien	Mal
Sobre qué se saca el 10%	La comida: ₡4.424,78	El precio del menú: ₡5.000
Servicio	₡442,48	₡500
Total	₡5.442,48	₡5.500

La cuenta cambia con el IVA de cada producto, y en una cuenta de verdad conviven varios: la comida al 13% y algo exento en la misma mesa. Por eso el cálculo se hace línea por línea y no sobre el total — es exactamente el trabajo que uno no quiere estar haciendo a mano con el cliente esperando.

¿Cómo viaja el 10% en la factura electrónica?

Como otros cargos, no como una línea más del menú. Es un cargo sobre el consumo, no un producto que se vendió, y declararlo como línea cambiaría la base sobre la que se calcula el impuesto.

De ahí sale un detalle que importa cuando además hay un descuento: el servicio se calcula sobre la base ya descontada. Si se rebajan ₡1.000 de las líneas, el total no baja ₡1.000, baja algo más, porque el 10% de esos ₡1.000 también desaparece. Es la razón por la que un descuento «redondo» casi nunca deja un total redondo, y por la que el redondeo al efectivo no se puede resolver restando y ya.

¿Cuándo se reparte el servicio de una cuenta a crédito?

Esta es la pregunta que casi nadie se hace hasta que pasa. Un cliente come hoy, se le factura hoy y paga dentro de quince días: ¿el servicio de esa cuenta se reparte esta noche o cuando el cliente pague?

Las dos respuestas son defendibles y son una decisión del negocio, no un detalle técnico:

• Repartirlo el día del consumo. El personal que atendió esa mesa cobra esa noche, aunque el dinero entre después. Es lo más común y lo más simple de explicar.
• Repartirlo cuando el cliente pague. Nadie reparte plata que todavía no entró. Exige llevar cuenta de la parte diferida y reconocerla conforme entran los abonos, incluidos los pagos parciales.

Lo que no se puede es cambiar de criterio con cuentas vivas: el servicio terminaría repartiéndose dos veces o ninguna. Cada cuenta debería quedar congelada con el criterio que regía cuando se creó.

Cómo lo resuelve el Sistema de Comandas

Cada mesa y cada puesto de barra declara si cobra servicio, y el porcentaje se aplica al facturar contra ese dato — así una cuenta trasladada recalcula el total completo y el sistema lo advierte antes de confirmar. Lo que sale para llevar no lleva servicio sin que haya que configurarlo.

El cierre de caja imprime el servicio del período por separado, que es el número que se reparte a mano al final del turno, y en los locales que dan crédito se puede elegir si ese monto se reconoce el día de la venta o conforme el cliente abona.

Puede ver qué hace el sistema, cuánto cuesta o cómo funciona la facturación electrónica para restaurantes. Si está comparando opciones, la guía de cómo elegir un sistema trae los criterios y las preguntas que conviene hacer en cualquier demostración.

¿Le cuadra cómo lo maneja hoy su local? Escríbanos y se lo mostramos con su propio menú.